2016年2月初,定安县委、县政府印发《关于建立定安县史志资料年报制度的实施方案》的通知。通知指出,切实做好定安史志资料的征集、整理、使用和保管,提高史志工作的科学化、规范化水平,根据《地方志工作条例》《海南省地方志工作规定》法律法规,决定建立史志资料年报制度。
根据年报制度实施方案,年报工作的组织实施单位为县委党史研究室(县地方志办公室),承报单位主要有:县委各部门,县人大常委会机关,县政府各部门,县政协机关,县人武部,县司法机关,事业单位,县属国有企业,各人民团体,各民主党派组织;省驻县各单位。年报资料的主要内容包括:各单位各部门的主体业务资料、大事记资料、专题资料、文献资料、图片资料、人物资料及附录资料等。年报资料报送工作于2016年开始启动,按年度逐年报送上一年度资料,并于2020年补报2011-2014年年报资料。
史志资料年报制度的建立,标志着定安史志资料工作从零星、分散和被动的传统征集方式实现了向制度化、规范化、科学化跨越的转变,对推动定安编史修志工作将产生重大影响。